Administrarea de imobile poate fi realizată fie de o persoană fizică angajată de asociație, fie de o firmă cu acest obiect de activitate, care poate avea în echipă mai mulți administratori atestați, precum și experți-contabili, cenzori, specialiști în resurse umane.
Alegerea unui administrator de bloc poate fi o sarcină complicată, întrucât există avantaje și dezavantaje în ambele variante – angajare sau colaborare cu o firmă.
Unele asociații preferă angajarea unei persoane fizice ca administrator de bloc pentru că se așteaptă ca acea persoană să se ocupe de tot ceea ce implică administrarea unui bloc – să se priceapă și la reparații, dar și la liste de plată sau la întocmirea și depunerea registrelor obligatori. De asemenea, unele asociații își doresc o persoană care să poate fi deranjată în cazul unei defecțiuni inopinate și care să poată interveni rapid într-o astfel de situație.
Așadar, angajarea unei persoane fizice ca administrator de bloc este o opțiune care vine la pachet cu o serie de avantaje – accesibilitate, intervenții rapide. Din păcate, aceste avantaje au fost umbrite de unele cazuri de abuzuri, falsuri în acte, delapidări, fraude, așa că aveți grijă pe cine angajați. De asemenea, administratorul de bloc trebuie să aibă cunoștințe solide de natură legală, financiar-contabilă, pentru ca asociația să nu fie nevoită să plătească amenzi sau penalități din cauza nedepunerii unor declarații și rapoarte.
E de menționat și că angajarea unei persoane fizice drept administrator de bloc, vine la pachet cu o serie de formalități și costuri suplimentare salariului:
– Angajarea presupune formalități de medicina muncii, SSM și PSI, obligatorii, fără de care contractul de muncă este considerat nul.
– Anterior angajării, administratorul trebuie să prezinte asociației atestatul valabil și cazierul judiciar, altfel nu poate concura pe acest post.
– Medicina muncii și formalitățile de sănătate și securitate în muncă, precum și protecția și stingerea incendiilor sunt operațiuni obligatorii de efectuat cel puțin anual, de firme autorizate, ceea ce pentru asociație implică costuri anuale destul de însemnate.
– Angajarea presupune formalități la ITM și apoi depunerea declarațiilor lunare sau trimestriale la Anaf, formalități pe care trebuie să se asigure că le îndeplinește administratorul (că are competențele și suportul tehnic necesar), altfel vor implica și acestea costuri suplimentare.
– Răspunderea administratorului angajat se va rezuma strict la atribuțiile trecute în fișa postului, acceptată la angajare, iar nerespectarea acestora poate să nu aducă asociației niciun fel de compensație bănească (plus că, de obicei, fișa postului este un element neglijat de asociație).
– Asociația trebuie să întocmească zilnic condica de prezență, pontajul lunar și să asigure arhivarea acestora pentru a putea fi prezentate în cazul unui control.
– Asociația trebuie să fie în permanență informată despre toate modificările legislative și să le aplice, în termenele legale contractului de muncă, atunci când acestea se impun.
Pe de altă parte, alegerea unei firme pentru administrarea imobilului va scuti asociația de costurile și formalitățile legate de angajarea și menținerea unei persoane fizice în funcție. Dar, va prezenta dezavantajul că firma nu va avea program zilnic cu asociația și nu va putea interveni rapid atunci când apar situații de urgență.
Un alt avantaj al firmelor specializate în administrarea blocurilor este polița de asigurare profesională, care oferă o garanție asociației, în cazul în care apar litigii între părți.
Firma este responsabilă de furnizarea serviciilor conforme cu prevederile contractului și de punerea personalului corespunzător la dispoziția asociației. În cadrul firmei, sunt angajați mai mulți experți-contabili și administratori cu certificare, astfel încât riscul de întrerupere a serviciilor este redus. Dar, în situația în care un administrator-angajat decide să demisioneze, asociația se poate confrunta cu o incapacitate temporară de a-și desfășura activitatea.